W dobie cyfryzacji ochrona danych osobowych stała się kluczowym obowiązkiem każdej firmy. Przedsiębiorcy często koncentrują się na przetwarzaniu i przechowywaniu danych zgodnie z przepisami, zapominając o równie istotnym etapie – ich bezpiecznym zniszczeniu. Jak RODO reguluje kwestię niszczenia dokumentów i co należy zrobić, aby nie narazić się na kary? Sprawdź, co musisz wiedzieć.
🔒 RODO a cykl życia danych osobowych
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) mówi jasno: przetwarzanie danych musi być zgodne z zasadą minimalizacji oraz ograniczenia przechowywania. Oznacza to, że:
- nie wolno przechowywać danych dłużej niż to konieczne,
- dane muszą być usuwane lub niszczone, gdy przestają być potrzebne.
Brak skutecznego systemu niszczenia dokumentacji może zostać uznany za naruszenie RODO – nawet jeśli dane były wcześniej prawidłowo zabezpieczone.
📄 Jakie dokumenty podlegają zniszczeniu?
W praktyce są to wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe, m.in.:
- umowy z pracownikami i klientami,
- dokumentacja kadrowa, płacowa, finansowa,
- kopie dowodów osobistych, wniosków, CV,
- faktury, listy obecności, raporty,
- dokumenty medyczne (np. zwolnienia lekarskie),
- akta archiwalne po okresie przechowywania.
Warto pamiętać, że dokumenty papierowe są równie wrażliwe, jak dane cyfrowe – ich fizyczne zabezpieczenie i właściwe zniszczenie to obowiązek przedsiębiorcy.
🧨 Co grozi za nieprawidłowe niszczenie dokumentów?
RODO przewiduje dotkliwe sankcje za naruszenia, również te związane z brakiem procedury usuwania danych. Przykładowe konsekwencje:
- kary finansowe do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu – w zależności od wagi naruszenia,
- odpowiedzialność cywilna – w przypadku wycieku danych,
- utrata zaufania klientów i partnerów – trudna do odbudowania reputacja.
✅ Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?
Aby spełnić wymagania RODO, firma powinna:
- Określić okres przechowywania danych – zgodny z przepisami branżowymi (np. 5 lat dla dokumentacji kadrowej, 10 lat dla finansowej).
- Prowadzić ewidencję dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.
- Stosować bezpieczne metody niszczenia – np. rozdrabnianie do odpowiedniego stopnia DIN 66399 (minimum P-3).
- Zlecać niszczenie zewnętrznym firmom posiadającym certyfikaty i doświadczenie – takim jak Eversor.
- Odbierać potwierdzenie wykonania usługi – tzw. certyfikat zniszczenia.
🛡️ Dlaczego warto skorzystać z profesjonalnej firmy?
Outsourcing niszczenia dokumentów to:
- gwarancja zgodności z RODO,
- oszczędność czasu i kosztów,
- pełna odpowiedzialność po stronie wykonawcy,
- możliwość mobilnego niszczenia dokumentów w siedzibie klienta,
- potwierdzenie zniszczenia w formie certyfikatu.
Firma Eversor oferuje kompleksowe, certyfikowane usługi niszczenia dokumentów – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
✉️ Podsumowanie
RODO zobowiązuje przedsiębiorców nie tylko do bezpiecznego przetwarzania danych, ale również do ich terminowego i skutecznego usuwania. Brak odpowiednich procedur niszczenia dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i wizerunkowych. Zadbaj o swoją firmę i powierz niszczenie dokumentów profesjonalistom.
👉 Potrzebujesz wsparcia w bezpiecznym i zgodnym z prawem niszczeniu dokumentów? Skontaktuj się z nami – przygotujemy ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.