Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy muszę niszczyć dokumenty firmowe, czy to jedynie dobra praktyka? Odpowiedź brzmi: to obowiązek wynikający z przepisów prawa, a jego zignorowanie może skutkować poważnymi konsekwencjami – zarówno prawnymi, jak i finansowymi. Sprawdź, kiedy i dlaczego trzeba niszczyć dokumenty oraz jak zrobić to bezpiecznie i zgodnie z RODO.
📄 Czy prawo nakazuje niszczyć dokumenty?
Tak. W polskim prawie obowiązują konkretne terminy przechowywania dokumentów firmowych, po których dokumentacja musi zostać zniszczona lub zutylizowana. Przepisy te wynikają m.in. z:
- ustawy o rachunkowości,
- kodeksu pracy,
- przepisów podatkowych,
- oraz rozporządzenia RODO.
Po zakończeniu ustawowego okresu przechowywania (np. 5 lub 10 lat), firma nie ma prawa dalej trzymać dokumentacji zawierającej dane osobowe, ponieważ oznaczałoby to ich bezprawne przetwarzanie.
⏳ Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Oto przykładowe okresy archiwizacji:
| Rodzaj dokumentacji | Minimalny okres przechowywania |
|---|---|
| Dokumenty księgowe (faktury, sprawozdania) | 5 lat |
| Dokumentacja kadrowa (akta osobowe, listy płac) | 10–50 lat (zależnie od formy zatrudnienia) |
| Umowy z klientami, dostawcami | minimum 5 lat |
| Dokumenty podatkowe | 5 lat od końca roku podatkowego |
Po tym czasie dokumenty powinny zostać trwale i bezpiecznie zniszczone.
🧨 Co grozi za przechowywanie lub wyrzucenie dokumentów „do kosza”?
Naruszenie przepisów dotyczących przechowywania lub niszczenia dokumentacji może skutkować:
- karami finansowymi (np. do 20 mln euro za naruszenie RODO),
- odpowiedzialnością karną w przypadku wycieku danych osobowych,
- utratą reputacji firmy – brak zaufania ze strony klientów, kontrahentów i pracowników.
Co więcej, wyrzucenie dokumentów do zwykłego kosza bez ich uprzedniego zniszczenia może być potraktowane jako niedopełnienie obowiązku ochrony danych osobowych.
🔒 Dlaczego warto zlecić niszczenie specjalistom?
Profesjonalne firmy zajmujące się utylizacją dokumentacji, takie jak Eversor, gwarantują:
- zgodność z przepisami prawa (RODO, ustawa o rachunkowości itp.),
- bezpieczne niszczenie dokumentów w standardzie DIN 66399,
- certyfikat zniszczenia jako dowód prawidłowego postępowania,
- możliwość mobilnego niszczenia dokumentacji u klienta,
- pełną poufność i kontrolę nad procesem.
🛡️ Obowiązek, który działa na Twoją korzyść
Choć niszczenie dokumentów to obowiązek, jego rzetelne wykonanie działa na korzyść Twojej firmy:
- chronisz dane klientów i pracowników,
- unikasz potencjalnych kar,
- zwiększasz zaufanie do swojej marki,
- nie marnujesz przestrzeni i zasobów na niepotrzebne archiwa.
✉️ Podsumowanie
Niszczenie dokumentacji firmowej to nie wybór – to konieczność. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami. Warto zatem zaufać specjalistom, którzy zadbają o każdy etap procesu zgodnie z aktualnymi przepisami.
Szukasz bezpiecznego i legalnego sposobu na niszczenie dokumentacji firmowej? Skontaktuj się z nami – doradzimy i przygotujemy indywidualną ofertę.